Tentang Kategori Outlook

• April 19, 2024

Menggunakan kategori adalah cara terbaik untuk menjaga lingkungan Outlook Anda terorganisir dengan baik tanpa membuat banyak folder. Dengan menggunakan kategori, Anda dapat menyimpan semua item dalam satu folder tetapi kelompokkan item-item seperti bersama-sama berdasarkan kategori (kecuali untuk item email). Setelah kategori ditetapkan, Anda juga dapat menemukan, mengurutkan, dan memfilter item berdasarkan kategori. Misalnya: Anda mungkin memiliki koleksi email (dikirim dan diterima), kontak, tugas, janji temu dan catatan semua yang berkaitan dengan proyek yang sama. Dengan kategori, Anda dapat menggabungkan semuanya untuk melihat gambaran besar.

Kategori Utama
Outlook berisi Daftar Kategori Master default yang dapat Anda tambahkan kategori sendiri sesuai dengan kebutuhan pribadi Anda. Anda dapat menemukan Daftar Kategori Master di bawah perintah menu Edit / Kategori. Gunakan tombol Kategori Master di jendela Kategori untuk menambah dan menghapus kategori dalam daftar Kategori Master. Saat Anda menghapus kategori dari daftar Kategori Induk, item yang telah ditetapkan ke kategori tetap tidak berubah. Anda dapat terus mengelompokkan item-item tersebut menggunakan kategori yang dihapus.

Praktik yang baik adalah menetapkan satu atau lebih kategori ke item Outlook Anda dengan memilih kategori dari daftar Kategori Induk. Anda cukup mengetik kategori di bidang kategori item Anda, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan merujuk ke kategori dengan cara yang sama untuk setiap item sehingga mengalahkan tujuan penggunaannya.

Misalnya, item pertama yang ingin Anda kategorikan, Anda mengetik MS Office. Beberapa hari kemudian, Anda memiliki item baru untuk kategori yang sama. Kali ini Anda mengetik, Microsoft Office. Outlook menafsirkan ini sebagai kategori BARU.

Menggunakan Daftar Kategori Induk memastikan konsistensi dan menghindari kesalahan ejaan.

Menetapkan Kategori ke Item
Anda dapat menetapkan satu atau beberapa kategori untuk semua jenis item Outlook. Dengan pengecualian dari formulir pesan email, Anda akan melihat bidang dan tombol Kategori pada setiap formulir Outlook. Untuk menetapkan kategori ke item email, Anda harus pergi ke opsi email untuk menemukan bidang kategori.

Untuk menetapkan kategori selama pembuatan item, klik pada tombol Kategori pada formulir (atau tombol Opsi pada item email) dan centang semua kategori dalam daftar Kategori Master yang berlaku; lalu klik OK. Buka item yang ada dan lanjutkan seperti dijelaskan di atas untuk menambahkan kategori setelah pembuatan.

Anda dapat menetapkan kategori untuk melipatgandakan item dalam daftar. Pilih semua item yang ingin Anda tetapkan kategori yang sama. Klik kanan pada pilihan biru, dan pilih Kategori dari menu pintasan. Periksa semua kategori yang berlaku; lalu klik OK.

Hapus Kategori dari Item

Buka item dari mana Anda ingin menghapus kategori. Klik tombol Kategori dan hapus tanda centang pilihan dari kategori yang ingin Anda hapus. Anda dapat menghapus kategori dari banyak item dalam daftar dengan memilih sebelumnya kelompok item; memilih Kategori dari menu jalan pintas klik kanan; batalkan pemilihan kategori yang ingin Anda hapus; lalu, klik OK.

Temukan Semua Barang

Gunakan perintah Pencarian Tingkat Lanjut dari menu Edit untuk menemukan semua item dalam suatu kategori. Di kotak dialog Pencarian Tingkat Lanjut:

- Pilih "Semua Jenis Item Outlook" dari dropdown untuk bidang Cari
- Verifikasi Folder Pribadi ditampilkan di Bidang Dalam:, Outlook akan mencari di semua folder yang Anda miliki di folder pribadi Anda. Anda dapat mengklik browse untuk mempersempit pencarian Anda ke folder yang dipilih.
- Klik pada tab More Choices
- Klik pada tombol Kategori
- Pilih Kategori yang ingin Anda temukan
- Klik OK

Semua item dengan kategori yang Anda pilih akan muncul di jendela Temukan. Anda dapat membukanya untuk melihat detailnya dengan mengklik dua kali pada item yang ingin Anda buka.

Anda dapat menyimpan pencarian Anda untuk diambil di lain waktu. Klik File / Save Search, pilih folder tempat Anda ingin menyimpan pencarian, berikan nama file pencarian dan klik Save. Jenis file harus Pencarian Kantor Tersimpan dan file akan membawa ekstensi file .oss. Untuk membuka pencarian yang disimpan, klik File / Buka Pencarian, cari pencarian yang ingin Anda buka, pilih dan klik OK. Selama acara Terbuka, Outlook akan menjalankan pencarian baru berdasarkan kriteria yang ditetapkan dalam pencarian yang disimpan.

Mencetak SEMUA Item dalam Kategori

Setelah melakukan pencarian, Anda dapat mencetak semua item yang ditemukan. Pilih semua file di jendela pencarian (Edit / Pilih Semua atau dengan menggunakan pilihan mouse). Klik kanan pada area pemilihan biru dan pilih cetak dari menu pintasan.

Pilih gaya cetak yang Anda inginkan:

- Gaya Tabel hanya mencetak daftar item yang ditemukan
- Gaya Memo mencetak konten item

Pilih opsi cetak lain sesuai kebutuhan; kemudian, klik tombol cetak untuk mengirim dokumen ke printer.

Jika Anda adalah pengguna Outlook yang aktif dan menggunakan sebagian besar fitur di luar email, pertimbangkan untuk menggunakan kategori agar item Outlook Anda teratur.

Petunjuk Video: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks (April 2024).