Langkah Sederhana untuk Sistem Pengarsipan yang Efektif

• April 20, 2024

Artikel ini adalah kutipan dari e-book baru saya, Panduan Kehidupan Terorganisir untuk Mengatur Kertas & File.

Landasan dari sebagian besar sistem manajemen kertas adalah sekumpulan file yang dapat menampung dan mengelompokkan informasi yang penting bagi Anda. Dengan beberapa persediaan dasar dan beberapa langkah langsung, membuat sistem pengarsipan (atau memperbarui yang sudah ada) dapat menjadi tugas yang relatif cepat dan tidak menyakitkan, terutama jika Anda sudah membuang kertas yang tidak diinginkan dan tidak dibutuhkan. Inilah cara mendapatkan file Anda dalam bentuk.

Apa yang Anda butuhkan:

• Folder file kosong. Saya sarankan menggunakan folder file internal (atau manila) dan folder gantung, tetapi jika Anda ditekan untuk ruang, Anda dapat menggunakan salah satu saja.
  
• Catatan tempel. Ukuran standar 3-kali-3 inci sangat ideal, karena memberi Anda banyak ruang untuk menulis.
  
• Sebuah pena atau pensil.
  
• Kertas kosong atau dokumen pengolah kata kosong untuk mencatat tentang kategori pengarsipan yang akan Anda buat dan apa yang menjadi milik masing-masing.
  
• File apa pun yang sudah Anda buat, apakah itu bagian dari sistem pengarsipan yang sudah Anda miliki atau folder yang Anda buat saat Anda menyisihkan kertas untuk disimpan selama proses penyortiran dan penyiangan.
  Tas atau tempat sampah untuk didaur ulang dan dicacah, kalau-kalau Anda menemukan kertas yang tidak diinginkan atau tidak dibutuhkan yang masih bersembunyi.
  

Apa yang harus dilakukan:

1. Kumpulkan semua kertas yang akan Anda kerjakan bersama di satu tempat. Jika Anda memperbarui sistem pengarsipan yang ada, Anda unggul dari permainan.
   
2. Ambil kertas dari atas tumpukan dan lakukan salah satu dari dua hal dengannya:
   
   
   
   • Jika terkait dengan kategori file yang telah Anda buat atau file di sistem Anda yang ada, tambahkan ke folder itu.
     
   • Jika itu termasuk dalam kategori baru atau terpisah, letakkan di folder file kosong dan gunakan catatan tempel untuk memberi folder itu label sementara.
     
   
   
3. Saat Anda meletakkan kertas di folder, catat di kertas kosong Anda atau di dokumen pengolah kata Anda tentang apa kertas itu dan di mana Anda meletakkannya. Misalnya, Anda dapat menulis, "Polis asuransi mobil - di folder Mobil" atau "Info penerbangan untuk perjalanan ke San Francisco - di folder Perjalanan Mendatang." Catatan ini akan membantu Anda mengingat di mana Anda menyimpan barang, dan juga akan membantu Anda membuat peta file ketika Anda selesai menyiapkan sistem Anda.
   
4. Ulangi langkah ini dengan setiap kertas di tumpukan Anda. Jika Anda memperbarui sistem pengarsipan yang ada, buka kertas di setiap folder untuk menentukan apakah mereka termasuk dalam folder itu atau di tempat lain, dan apakah label kategori pada folder itu masih akurat. Pindahkan hal-hal ke folder lain dan perbarui label Anda seperlunya.
   
5. Setelah Anda mengurutkan dan mengelompokkan semuanya ke dalam folder, lihat kembali melalui folder. Apakah kategori dan label masuk akal? Apakah ada folder yang harus dikonsolidasikan? Adakah yang harus dibagi ke dalam kategori yang lebih kecil?
   
6. Saat Anda senang dengan kategori yang Anda buat, beri label folder Anda. Anda dapat menulis sendiri atau mencetak label, atau membuatnya dengan pembuat label.
   
7. Masukkan folder ke dalam laci file, kotak, atau nampan yang Anda gunakan untuk menyimpannya. Atur file-file Anda dengan cara yang masuk akal bagi Anda berdasarkan pada bagaimana Anda akan menggunakannya. Misalnya, Anda dapat memesannya secara alfabet atau kronologis, atau Anda mungkin meletakkan folder yang paling sering Anda gunakan di depan, dengan file yang jarang diakses.
   
8. Tulis peta file Anda. Daftar ini, berdasarkan catatan yang Anda ambil tentang kategori pengarsipan yang Anda buat dan apa yang Anda simpan dalam setiap kategori, akan membantu Anda mengingat di mana. Simpan salinan peta file Anda di depan laci file Anda atau di folder di desktop komputer Anda sehingga mudah diakses ketika Anda perlu menemukan sesuatu di file Anda.
   
9. Kagumi sistem pengarsipan fungsional Anda yang terbaru!
   

Petunjuk Video: Tutorial Pemberkasan Arsip (April 2024).