Cara Mudah Mengatur Kertas Vital Anda

• Mungkin 6, 2024

Beberapa minggu yang lalu, terpikir oleh saya bahwa jika saya harus meninggalkan rumah saya dalam keadaan darurat, saya tidak akan dengan cepat dan mudah dapat mengambil surat-surat saya yang paling penting, seperti dokumen asuransi, informasi akun keuangan umum, dan lainnya. hal-hal yang saya perlukan jika bencana nyata terjadi. Saya juga menyadari bahwa tidak akan mudah bagi orang lain untuk menemukan informasi ini jika saya tidak mampu dengan cara apa pun.

Bukannya makalah saya umumnya tidak terorganisir, tetapi makalah penting itu adalah bagian dari sistem yang lebih besar dan tidak sepenuhnya portabel. (Saya tidak akan berpikir untuk mengeluarkan laci pengarsipan saya jika saya melarikan diri dari rumah.) Jadi saya senang menemukan produk yang berjanji untuk membuatnya relatif tidak menyakitkan untuk mengatur surat-surat kunci saya: Securita Vital Records PortaVault. Saya mengujinya, dan inilah yang saya pikirkan.

Apa itu
PortaVault adalah sistem yang terdiri dari kasing kanvas, pengikat tiga cincin, pembagi bagian dengan informasi tentang apa yang akan disimpan di setiap kategori, lengan pelindung dokumen plastik, label cetak untuk mengidentifikasi apa yang Anda masukkan ke dalam lengan, kanvas kecil kantong, dan formulir pra-cetak dengan ruang untuk informasi seperti kontak darurat, riwayat kesehatan, dan perencanaan bencana. Binder juga memiliki tali bahu dan "jas hujan" plastik.

Bagaimana itu bekerja
PortaVault dimaksudkan untuk menampung hal-hal seperti surat wasiat, akta kelahiran, informasi akun keuangan, polis asuransi, dan informasi resep obat - singkatnya, apa pun yang mungkin Anda perlukan dalam keadaan darurat atau yang mungkin dibutuhkan orang lain jika Anda menjadi lumpuh. Pembagi bagian - Perencanaan & Kontak, Identifikasi & Catatan Keluarga, Kesehatan & Kedokteran, Keuangan & Properti, Asuransi, dan Perencanaan & Pajak Perkebunan - memberikan panduan tentang dokumen yang harus ada di setiap bagian, seberapa sering memperbarui catatan Anda, dan bagaimana memastikan bahwa Anda siap dalam keadaan darurat.

Saat Anda menyimpan dokumen di lengan pelindung PortaVault, Anda menambahkan label pra-cetak ke setiap lengan untuk mengidentifikasi apa yang ada di dalamnya. (Ada label yang dapat disesuaikan juga, untuk apa pun yang belum diperhitungkan pada versi pra-cetak.) Juga ada baiknya mengisi formulir di setiap bagian sehingga informasi yang mungkin tersebar - sejarah medis, kontak penting angka, daftar barang berharga dan koleksi Anda, dan sebagainya - disimpan di satu tempat.

Berapa lama
Saya menghabiskan sedikit lebih dari dua jam untuk berkenalan dengan sistem, membaca pembagi bagian dan instruksi lainnya, mengisi formulir, dan mentransfer barang ke lengan pelindung rekaman dan memberi label. Jika Anda menggunakan sistem untuk catatan seluruh keluarga, Anda mungkin perlu sedikit lebih banyak waktu, seperti yang akan Anda lakukan jika makalah Anda tidak dalam urutan yang cukup baik ketika Anda mulai. Tentu saja, Anda dapat mengatur sistem sedikit demi sedikit selama satu minggu dan kemungkinan tidak akan membawa Anda lebih dari 15-30 menit sehari.

Kenapa saya suka itu?
Saya bukan penggemar berat sistem pengarsipan paket pada umumnya. PortaVault, bagaimanapun, merupakan pengecualian terhadap aturan tersebut. (Dan sebagai catatan, saya tidak memiliki kepentingan dalam produk atau perusahaan induknya.) Sebagai permulaan, karena ada jauh lebih sedikit kategori di sini daripada dengan banyak sistem pengarsipan lainnya, saya merasa lebih mudah dan kurang frustrasi untuk digunakan. Saya juga menyukai kenyataan bahwa mudah untuk "mengabaikan" rekomendasi standar tentang tempat menyimpan barang: jika menurut Anda informasi akun IRA Anda harus masuk ke Keuangan & Properti daripada Pajak & Perencanaan Perumahan, letakkan di sana dan buat catatan di Formulir Pencari Dokumen di sistem.

Saya juga terkesan dengan perhatian PortaVault terhadap detail kecil (tetapi berpotensi penting). Lengan pelindung dokumen berlipit di tepi luar, yang membuatnya lebih mudah untuk menyimpan dokumen besar tanpa lengan melengkung di samping. Pengikat menarik keluar dari kanvas sehingga mudah untuk digunakan. Formulir pra-cetak mudah dan logis. Kasing ritsleting kecil (yang dengan sendirinya masuk ke dalam binder) adalah tempat yang bagus untuk kunci tambahan, uang tunai, drive zip komputer, dan barang-barang kecil lainnya yang mudah hilang. Dan case yang lebih besar itu sendiri benar-benar ritsleting, tahan air, dan memiliki pegangan kokoh di sepanjang tulang belakang.

Beberapa catatan akhir
Seperti halnya sistem apa pun, PortaVault membutuhkan upaya: Anda perlu meluangkan waktu untuk mengumpulkan surat-surat Anda, mengisi formulir, dan menjaga agar informasi di sistem tetap terbaru. Setelah semua, mengambil binder yang penuh dengan catatan usang dan tidak akurat akan membuat Anda sama baiknya dengan tidak mengambil apa pun.Anda juga perlu memastikan PortaVault berada di tempat yang aman dan mudah diakses - yang diketahui semua orang di rumah tangga Anda; jika itu terselip di bagian belakang lemari atau disembunyikan di tempat yang hanya Anda ketahui, itu akan jauh lebih sulit dilakukan saat dibutuhkan.

Setelah saya berusaha untuk mengatur sistem dan meletakkannya di tempat yang logis, saya menemukan bahwa ada beban besar di pundak saya. Saya berharap gempa bumi, kebakaran, atau bencana lainnya tidak pernah membuat saya meninggalkan rumah saya dengan pemberitahuan sesaat, atau bahwa saya menjadi lumpuh, tetapi jika salah satu dari hal-hal itu terjadi, saya tahu surat-surat saya yang paling penting sudah siap dan siap untuk pergi. Itu adalah perasaan tenang dan kepuasan yang sangat saya rekomendasikan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang PortaVault, kunjungi //www.securitaonline.com/products.htm.

Petunjuk Video: Cara Mudah Ubah ukuran kertas pada mesin fotocopy #Canon IR 3245 3045 (Mungkin 2024).