Kurangi Kekacauan dengan Menjadi Digital, Bagian 2: Kertas

• April 28, 2024

Pada bagian pertama dari seri ini, kami melihat cara-cara digital dengan koleksi musik Anda dapat membantu Anda menghindari kekacauan dan lebih menikmati musik Anda. Tapi tumpukan kaset cd dan kaset jarang sakit kepala terbesar siapa pun; bahwa perbedaan paling sering jatuh pada surat kabar, terutama yang perlu kita pertahankan untuk tujuan pajak atau hukum. Minggu ini, maka, kami akan menyelidiki bagaimana digital di bidang kertas dapat membuat menjaga catatan Anda membutuhkan pajak lebih sedikit dan lebih teratur.

Dasar
Alasan paling umum sejauh ini bahwa kebanyakan dari kita menyimpan kertas seperti kwitansi, tagihan, pernyataan utilitas, dan sebagainya adalah karena ada kemungkinan IRS akan meminta mereka jika kita pernah menghadapi pemeriksaan pajak. Memang, pencatatan adalah urusan serius, dan penting untuk memiliki dokumen pendukung yang Anda butuhkan selama IRS mengatakan untuk menyimpannya. (Untuk ikhtisar tentang pencatatan terkait pajak, lihat tautan di bawah ini.)

Karena itu, berapa banyak dari kita yang benar-benar dapat memperoleh dokumentasi terkait pajak dengan cepat dan mudah jika diminta? Berapa banyak yang perlu menggali melalui tumpukan dokumen yang tidak berhubungan dalam proses? Berapa banyak dari kita yang menggertakkan gigi hanya berpikir tentang menangani file laci / kotak / belakang lemari di mana (kami pikir) semua dokumen ini disimpan? Mendigitalkan catatan yang perlu Anda simpan dapat memungkinkan Anda untuk mematuhi IRS tanpa harus menyerahkan kewarasan Anda dalam proses tersebut.

Keuntungan-keuntungan
Undang-undang A.S. sekarang memungkinkan salinan digital dari catatan terkait pajak untuk mendukung banyak hal yang dulu harus kita simpan di atas kertas, termasuk penerimaan pengeluaran, tagihan, dan pernyataan. Menyimpan dokumen-dokumen penting seperti ini dalam bentuk digital tidak hanya menghemat banyak ruang, tetapi juga membuat dunia lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan dengan cepat dan menjaga catatan Anda tetap teratur. Plus, Anda mungkin tidak akan pernah lagi harus menyerahkan kotak sepatu penuh dengan penerimaan kepada petugas pajak Anda pada bulan April!

Penting untuk dicatat bahwa beberapa dokumen harus selalu disimpan dalam format kertas aslinya, termasuk surat wasiat, gelar, akta kelahiran, dan banyak dokumen hipotek. Meskipun Anda selalu dapat membuat salinan awal dari dokumen-dokumen ini, pastikan untuk memegang dokumen asli di tempat yang aman. Untuk informasi lebih lanjut tentang apa yang harus Anda simpan di atas kertas, tanyakan pengacara, CPA, atau profesional pajak Anda.

Mulai
Yang Anda perlukan untuk mendigitalkan makalah Anda adalah pemindai yang akan secara otomatis mentransfer salinan apa pun yang Anda pindai ke komputer Anda. Tentu saja, pemindai sangat bervariasi dalam biaya dan kualitas; jika Anda berencana untuk sering menggunakan milik Anda - terutama untuk membuat dokumen digital - ada baiknya berinvestasi dalam dokumen yang mudah digunakan dan akan bertahan lama. Idealnya, cari pemindai yang akan menghasilkan PDF dari dokumen yang Anda hasilkan, daripada file gambar seperti .jpgs.

(Jika dokumen Anda sangat berat, Anda dapat mempertimbangkan pemindai NeatReceipts yang baru. Gadget ini memungkinkan Anda memindai tanda terima, dan juga disertai dengan perangkat lunak yang akan menganalisis dan mengelompokkan pengeluaran Anda. Meskipun tidak murah, ini bisa menjadi bermanfaat. beli jika pikiran memasukkan secara manual satu kwitansi lagi ke dalam program akuntansi Anda membuat Anda berteriak - atau jika pikiran tentang suatu program akuntansi membuat Anda berteriak.
Periksa pemindai Penerimaan Rapi di sini.)

Selain pemindai yang bagus, masuk akal untuk mengatur sistem pengarsipan yang terorganisir di komputer Anda. Memindai dokumen dan menyimpannya di sudut gelap dan tidak dikenal dari hard drive Anda akan sama menjengkelkannya dengan mencoba memasukkannya ke dalam laci arsip yang terlalu empuk. Pertimbangkan untuk menyiapkan folder khusus yang disebut "Biaya" (atau "Makalah Penting," atau nama apa pun yang masuk akal bagi Anda); di dalamnya, buat folder tambahan untuk berbagai jenis dokumen yang akan Anda simpan di sana: laporan kartu kredit, kwitansi, paystub, dll.

Mempertahankan kemajuan Anda
Setiap kali Anda memindai dokumen, pastikan keduanya memberi nama yang akan membuatnya lebih mudah ditemukan (daripada Scan001.pdf standar, pemindai Anda mungkin akan menyebutnya), dan kemudian menyimpannya ke folder yang tepat.

Anda juga harus waspada tentang membuat cadangan informasi ini secara teratur, baik pada disk, hard drive eksternal, atau kunci USB (yang seukuran ibu jari Anda dan dihubungkan ke port USB di komputer Anda. ). Anggap ini setara dengan digital untuk menyimpan kertas penting di brankas atau laci yang terkunci.

Setelah memindai dokumen dan menyimpannya dengan aman di komputer, Anda dapat menyingkirkan banyak kertas asli. (Sekali lagi, ketika ragu-ragu tentang apa yang harus Anda simpan dalam formulir kertas, tanyakan kepada pengacara atau CPA Anda.) Pintar untuk merobek apa pun yang memiliki informasi pengenal di dalamnya - tanda terima yang menunjukkan info kartu kredit Anda, pernyataan yang mencantumkan nomor rekening, dan benar-benar apa pun dengan nomor Jaminan Sosial Anda - bukan hanya menjatuhkannya di tempat sampah daur ulang.

Mendigitalkan dokumen Anda yang sudah ada dapat menjadi cara yang bagus untuk mengurangi sakit kepala berbasis kertas sambil membuatnya lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Dengan investasi waktu, alat, dan usaha yang sederhana, Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat mengosongkan laci file yang bermasalah untuk selamanya.

Petunjuk Video: Cara Mudah Ubah ukuran kertas pada mesin fotocopy #Canon IR 3245 3045 (April 2024).