Manajemen Daftar - Excel

• Mungkin 12, 2024

Excel menyediakan beberapa alat yang ampuh untuk manajemen daftar. Dengan alat-alat ini Anda dapat:
• Sortir
• Saring
• Temukan
• Validasi Entri
• Buat Sub-total
• Kategorikan menggunakan Grup dan Garis Besar
• Ringkaslah menggunakan Pivot Tables

Singkatnya, alat-alat ini menyediakan sarana untuk analisis data Anda yang kuat dan bermakna. Namun, perlu diingat bahwa Excel bukan alat manajemen basis data dan karenanya, penggunaannya harus dibatasi untuk mengelola daftar data.

Seperti database, daftar Excel disusun dalam baris yang mewakili catatan informasi dan kolom yang mewakili bidang dengan setiap catatan dalam daftar yang berisi informasi serupa. Ada standar tertentu yang harus diterapkan ke daftar Excel untuk mengoptimalkan efektivitas alat data sebagai berikut:

• Mulai setiap daftar baru di lembar kerja terpisah.
• Hindari meletakkan data yang tidak ada daftar di lembar kerja daftar. Bila perlu untuk integritas daftar, letakkan data penting di atas atau di bawah daftar dengan setidaknya satu baris kosong antara daftar dan data lainnya.
• Mulailah daftar dengan menambahkan label kolom. Pilih gaya yang diformat yang berbeda dari format data sehingga Excel dapat menafsirkan batas daftar.
• Jangan pisahkan data dari label kolom dengan memasukkan baris kosong atau dengan menggunakan baris yang mengandung garis putus-putus, tanda bintang, atau jenis simbol non-data lainnya. Gunakan fitur pemformatan batas sel untuk membedakan secara visual antara kolom label dan data.
• Setiap kolom harus berisi jenis data yang sama untuk setiap catatan dalam daftar Anda.
• Jangan mencampur tipe data dalam kolom. Misalnya, semua data moneter harus dimasukkan sebagai angka dan diformat sesuai keinginan, beberapa entri tidak boleh menggunakan teks seperti "Dua Dolar"
• Jangan memasukkan baris atau kolom kosong ke dalam daftar Anda. Excel menafsirkan batas-batas daftar menggunakan baris dan kolom kosong sebagai batas yang menentukan.
• Sejajarkan data dalam kolom menggunakan alat penyelarasan Excel seperti pemusatan tengah, kiri dan kanan dan alat indentasi. Memimpin dan mengekor spasi dalam sel data akan memengaruhi fitur penyortiran dan pemfilteran.
• Gunakan perintah sub-total, grup, dan garis besar untuk membuat jeda kategori dalam data Anda. Jangan masukkan baris sub-total secara manual atau gunakan baris kosong untuk membuat jeda kategori.

Setelah daftar Anda dibuat, Anda dapat dengan mudah menambahkan data ke bagian bawah daftar. Excel akan memperluas rumus dan pemformatan ke data baru selama tiga baris sebelumnya berisi rumus dan pemformatan seperti. Yang terbaik adalah menambahkan data ke bagian bawah daftar dan resor atau refilter sesuai kebutuhan. Anda perlu menghapus sub-total, pengelompokan, atau pemfilteran sebelum mengambil daftar Anda setelah menambahkan catatan baru. Setelah data baru dimasukkan dan disortir dengan tepat, Anda kemudian dapat mengajukan permohonan kembali setiap sub-total, pengelompokan, atau penyaringan yang diperlukan.

Manajemen daftar adalah salah satu alat paling ampuh yang Excel tawarkan kepada pengguna. Belajar mengatur data secara paling efektif untuk memanfaatkan alat yang ditawarkan sepadan dengan waktu.

Petunjuk Video: Membuat Laporan Keuangan Menggunakan Microsoft Excel (Mungkin 2024).