Menggunakan Aturan Outlook untuk Mengatur Surat

• Mungkin 18, 2024

Sebelumnya, saya menulis tentang mengatur surat Outlook Anda dengan menggunakan folder (lihat tautan di bawah untuk artikel) dan meskipun ini adalah cara yang bagus untuk mengatur surat Anda, masih mengharuskan Anda untuk memindahkan pesan secara manual ke folder yang benar. Bagaimana jika ada cara yang lebih mudah?

Kabar baik! Ada cara yang lebih mudah!

Jika Anda menggunakan Outlook maka Anda memiliki kemampuan untuk membuat aturan yang merupakan serangkaian tindakan, kondisi atau pengecualian yang dipicu oleh tindakan atau peristiwa untuk membantu mengatur email Anda. Misalnya, Anda bisa membuat aturan yang memindahkan email apa pun dari bos Anda ke folder bernama Abaikan - meskipun itu mungkin bukan langkah karier terbaik!

Aturan dapat digunakan untuk memindahkan email secara otomatis ke folder, menghapus email dari pengiriman yang ditentukan, membalas email - kemungkinan tidak terbatas tergantung pada apa yang ingin Anda capai. Ide dasar di balik pembuatan aturan adalah sebagai berikut:

• Tentukan pemicunya (email yang diterima, email yang dikirim, dll.)
• Tentukan tindakan (hapus email, pindahkan email, balas email, dll,)
• Tentukan pengecualian - pesan yang aturannya tidak akan diterapkan

Untuk Mengatur Aturan di MS Outlook:

1. Pilih Alat
2. Klik Tentang Aturan dan Peringatan
3. Klik Aturan baru

Pada titik ini Anda akan diminta untuk membuat aturan dari templat atau mulai dengan aturan kosong. Jika Anda membuat aturan dasar (seperti pindah ke folder) pilih template dan klik Next. Jika Anda ingin membuat aturan dari awal, pilih Mulai dari aturan kosong dan ikuti panduan yang akan membawa Anda langkah demi langkah melalui proses pembuatan aturan baru.

Setelah aturan disetel, ada baiknya untuk menguji aturan untuk memastikan aturan itu berfungsi dengan baik - (tidak semua aturan mudah diuji seperti aturan balasan otomatis). Jika Anda memutuskan untuk memindahkan file ke folder, Anda dapat menguji aturan dengan memilih pesan yang memiliki kriteria yang sesuai untuk aturan dan memilih Jalankan aturan ini sekarang.

Seperti yang Anda lihat aturan bisa sangat membantu dalam mencoba menjinakkan kegilaan pesan Anda. Lihatlah kotak masuk Anda dan luangkan waktu untuk menentukan aturan apa yang dapat Anda gunakan untuk membuat pengelolaan dan pengarsipan email Anda lebih cepat, lebih mudah dan otomatis!

Petunjuk Video: Cara Setting Email di Microsoft Outlook (Mungkin 2024).