Apakah Saatnya Mengosongkan Kotak Masuk E-mail Anda?

• April 29, 2024

Apakah Anda bekerja dari rumah atau bekerja dari 9 hingga 5 di luar rumah, Anda dapat menggunakan kotak masuk komputer Anda untuk mengarsipkan beberapa pesan Anda. Jika Anda menggunakan kotak masuk untuk mengarsipkan, awasi jumlah penyimpanan yang tersisa.

Email dengan lampiran besar dapat menghabiskan banyak ruang. Meskipun banyak akun email yang tersedia meningkatkan kapasitas penyimpanan untuk pengguna, itu adalah ide yang baik untuk tetap menangani apa yang Anda simpan. Terkadang penyerang "mendesak atau imut" disimpan karena Anda berencana untuk mengirimnya ke teman atau membacanya ketika Anda punya waktu. Berbulan-bulan kemudian, Anda menemukannya dan menyadari bahwa itu tidak terlalu imut, juga tidak mendesak. Jika Anda tidak menikmati pesan yang diteruskan, minta teman Anda untuk tidak mengirimnya atau menghapusnya.

Daripada meninggalkan pesan di kotak masuk Anda, Anda mungkin ingin membuat folder. Pertimbangkan untuk membuat folder file arsip online untuk email penting.

Saat membersihkan email pribadi, tanyakan pada diri sendiri kapan terakhir kali saya membutuhkan atau menggunakan ini? Jika Anda merasa itu penting, tetapi belum digunakan dalam 6 bulan, arsipkan. Semua atau sebagian besar sistem email memiliki kapasitas untuk menyimpan file besar. Jika email tersebut dari atasan Anda, buat folder dengan namanya dan simpan item di sana. Jika itu adalah nota umum yang mengkonfirmasi suatu rapat, dan rapat telah terjadi, nota itu mungkin tidak lagi diperlukan, karena Anda akan memiliki subjek rapat, tanggal, waktu, dan nama peserta pada kalender Anda. Banyak perusahaan memiliki peraturan dan ketentuan tentang berapa lama dokumen harus disimpan. Aturan yang sama mungkin berlaku untuk email. Jadi baca peraturan dan ketentuan sebelum Anda menekan tombol hapus.

Beberapa orang suka menyimpan segalanya dan yang lain hanya tidak ingin berurusan dengan membuang apa yang tidak mereka inginkan. Akhirnya kedua praktik tersebut dapat menyebabkan masalah yang sama dengan menjadi packrat di dunia batu bata dan mortir - masalah ruang dan kekacauan. Jika Anda menemukan bahwa Anda tidak dapat mengingat mengapa Anda menyimpan suatu barang, itu mungkin tidak penting. Buatlah file arsip lain-lain untuk item-item seperti ini, berhati-hatilah agar Anda tidak membuang apa pun dan semua yang ada di dalam lubang gelap ini.

Cara mudah untuk mengelompokkan email untuk pengarsipan adalah dengan menggunakan fungsi pencarian untuk menarik daftar email berdasarkan subjek atau nama yang tepat. Jika Anthony Parks mengirim email tentang proyek Hamilton, lakukan pencarian untuk proyek Anthony Parks atau Hamilton. Setelah Anda memiliki email, buat folder di bawah nama proyek atau nama individu.

Apakah Anda menyimpan surat atau formulir tertentu karena Anda menyukai format atau alur bahasa dalam dokumen? Sebaiknya siapkan draft secepatnya dan letakkan di folder “Draf” Anda segera.

Rumah tangga surel yang kecil dapat menjaga file email Anda tetap rapi dan rapi.

Petunjuk Video: Cara Menghapus Akun Gmail Dari Hape Kamu, Ternyata Mudah Banget! (April 2024).