Organisasi adalah Proses, Bukan Tujuan

• Mungkin 17, 2024

Kita semua telah melihat pertunjukan di mana sekelompok orang tipe malaikat yang luar biasa tiba di pintu sebuah rumah yang sedikit di luar kendali. Mereka mengerjakan sihir dan presto mereka! Tumpukan pekerjaan kertas hilang, atau setidaknya diajukan, barang-barang yang tidak lagi dibutuhkan telah diteruskan ke rumah baru dan senyumnya berlimpah! Tapi, bagaimana itu bisa terjadi? Dan seperti apa dunia pengorganisasian profesional? Penyelenggara Jennifer Palais bergabung dengan kami dalam wawancara tanya jawab ini untuk berbagi kebijaksanaan dan wawasannya dalam menciptakan rumah atau kantor yang terorganisir.

Jordan Mercedes: Apa Mantra Pengorganisasian Anda?

Jennifer Palis: ORGANISASI ADALAH PROSES BUKAN DESTINASI

Ketika datang ke organisasi, mantra saya adalah "mengorganisir adalah proses, bukan tujuan." Dengan kata lain, tidak ada lokasi yang disebut "Tanah Organisasi" di mana Anda dapat dengan tegas mengatakan, "Ya! Aku disini!" Saya sudah sampai! " Anda seharusnya tidak meminta maaf. Jalan menuju organisasi adalah jalan yang tidak pernah berakhir, tetapi ini adalah kabar baik! Bagaimana? Karena itu menghilangkan semua perfeksionisme yang mencegah begitu banyak orang, bahkan mungkin Anda, untuk memulai sama sekali. Jika Anda tahu tidak ada jalan yang benar, dan Anda tidak harus berakhir di tempat yang sempurna yang disebut "Land Organisasi" maka mungkin, mungkin saja, Anda akhirnya dapat membebaskan diri untuk memulai sekarang - hari ini.

JM: Setelah dipahami bahwa pengorganisasian adalah proses apa yang terjadi selanjutnya?

JP: PILIH ARAH

Sekarang kita telah menetapkan bahwa tidak ada akhir yang konkret untuk proses pengorganisasian dalam arti bahwa hanya itu - suatu proses, Anda memang perlu arahan untuk menuju jika tidak Anda tidak akan mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Anda tidak harus sempurna (tidak ada orang). Yang perlu Anda lakukan adalah bergerak ke arah yang Anda pilih. Utara? Selatan?

Setiap orang memiliki tujuan yang berbeda. Untuk bergerak ke arah mereka, Anda harus tahu di mana Anda berada, dan apa yang menghalangi Anda untuk mencapai tujuan Anda. Ketika saya bekerja dengan klien saya, pertanyaan pertama yang saya tanyakan adalah, "Apa frustrasi Anda?" Mereka selalu tahu jawabannya; dokumen, jadwal mereka, surat, email atau kombinasi dari semuanya. Jauh di lubuk hati Anda tahu persis apa yang menghalangi Anda menjadi efektif dan berfungsi dalam kehidupan dan ruang Anda.

JM: Apakah Anda memiliki program yang ditetapkan untuk klien Anda?

JP: Saya tidak punya agenda untuk klien saya dan saya tidak punya cara yang seharusnya terlihat ketika kita selesai. Bagi saya, ini semua tentang berfungsi lebih baik dalam hidup Anda. Ini bukan tentang memiliki rumah yang bersih dengan rak buku yang rapi, tidak ada tumpukan dan permukaan yang jernih. Kecuali hal-hal itu akan membantu Anda berfungsi lebih baik dan itulah yang Anda inginkan, maka hebat - mari kita bekerja ke arah itu - tetapi ini bukan tujuan semua orang (itulah sebabnya saya tidak memiliki sebelum dan sesudah gambar di situs web saya). Saya bukan perancang interior - apa yang tampak berfungsi untuk satu orang mungkin terlihat seperti zona bencana bagi orang lain.

PELAJARI CARA MEMANCING - ER - FUNGSI

Dan itu poin saya - “tiba” bukan itu intinya. Intinya berfungsi lebih baik setiap hari di ruang Anda, dan bekerja lebih baik dalam hidup Anda, menggunakan alat yang saya tawarkan bersama dengan alat yang kami temukan bersama dalam proses, saya hadir sebagai semacam konduktor untuk membantu Anda menemukan jalan Anda. Saya mengatur sistem dan mengajarkan Anda (apakah Anda ingin mempersonalisasi seolah-olah Anda berbicara langsung kepada pembaca dengan Anda vs. mereka?) Keterampilan untuk cara bekerja lebih baik dalam kehidupan Anda. Saya ingin Anda menemukan cara berfungsi lebih baik pada Anda sendiri juga. Saya ingin Anda akhirnya tidak membutuhkan saya. Jadi itu melibatkan mengajari Anda cara memancing - bagaimana menemukan alat Anda sendiri - dan kadang-kadang - sebagian besar waktu - beberapa alat terbaik saya diberikan kepada saya oleh klien saya sendiri. Itu adalah skenario terbaik - ketika Anda dan saya belajar dari satu sama lain. Maka saya tahu saya berada di jalur yang benar.

JM: Bagaimana Anda Mulai bekerja dengan Klien?

Jadi hari pertama bekerja dengan seseorang saya melibatkan mereka dalam proses penetapan tujuan dengan bertanya "apa tujuan Anda dengan proses ini?" Kita semua masuk ke mobil kita di pagi hari dengan niat. Niat di mana kita ingin berakhir - bahkan secara umum (biasanya khusus!). Memiliki niat spesifik adalah cara yang bagus untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Anda dapat melakukan hal yang sama dalam hidup Anda. Menulis pernyataan misi untuk kehidupan kita dan / atau bisnis kita adalah alat navigasi yang hebat untuk membawa kita ke tempat yang kita inginkan.

Jika Anda memasukkan informasi itu ke dalam minggu Anda dengan item yang dapat ditindaklanjuti, prioritas dipecah menjadi potongan-potongan ukuran gigitan untuk Anda capai setiap minggu ... Anda dapat mulai melihat impian Anda menjadi kenyataan sedikit demi sedikit. Sesi perencanaan mingguan ini sangat penting untuk proses ini. Para pebisnis paling sukses di dunia akan memberi tahu Anda bahwa mereka melakukan beberapa bentuknya. Ini memperlambat segalanya sedikit sehingga Anda dapat melihat minggu Anda dengan jelas dan memastikan Anda berada di jalur dengan tujuan Anda. Alat manajemen waktu / penetapan tujuan ini memastikan Anda memiliki waktu untuk menjaga ruang Anda - karena Anda melambat untuk menjadikannya prioritas dalam jadwal Anda.

SIKAT GIGI ANDA - KOMITMEN

Anda harus menjadikannya prioritas - seperti menyikat gigi. Jika semuanya sudah beres di rumah dan kantor Anda maka Anda berada dalam mode pemeliharaan. Jika hal-hal saat ini tidak beres maka Anda memasukkan ke dalam jadwal Anda waktu ekstra setiap minggu untuk menyelesaikannya. Saya menekankan komponen manajemen waktu karena saya menemukan bahwa sebagian besar waktu ketika ruang individu salah, itu karena waktu mereka tidak seimbang. Jika seseorang dapat memperlambat dan membuat jadwal yang dapat dikelola maka mereka dapat membuat membuat ruang yang berfungsi menjadi prioritas.

JM: Bagaimana Anda membuat klien mengambilnya satu hari pada saat kita semua didorong untuk mencoba mencapai begitu banyak sekaligus?

Di sinilah mantra harus dimainkan agar Anda tidak kewalahan. Ingat Anda berada di tengah-tengah proses dan hanya menangani sedikit setiap hari. Klien saya cenderung frustrasi selama perjalanan - melihat tumpukan yang masih belum diarsipkan atau pakaian yang masih perlu disortir dll. Ini sangat normal. Namun, jika Anda dapat mengingatkan diri sendiri bahwa Anda sedang dalam proses dan menuju ke arah yang benar Anda akan lebih lembut dengan diri Anda sendiri, Anda akan mencapai tujuan yang lebih cepat dan perjalanan, prosesnya akan jauh lebih menyenangkan.

Jika Anda dapat menghabiskan 15 menit untuk memilah laci suatu hari maka itulah yang Anda berkontribusi pada proses hari itu. Jika Anda dapat menangani satu jam di ruang bermain memilah mainan yang rusak - bagus. Jika Anda dapat menangani 15 menit menyortir email lama - hebat. Lakukan saja apa yang dapat Anda lakukan setiap hari tetapi lakukan sesuatu setiap hari. Itu semua penting. Kelumpuhan terjadi ketika 15 menit dihindari, terdesak keluar dari daftar prioritas lagi, terlewatkan selama beberapa hari lagi, banyak hal mulai menumpuk, dan kepala Anda mulai memberi tahu Anda sudah terlambat, terlalu banyak dan Anda dapat dapat melakukannya. Lakukan setidaknya 15 menit. Tetapi jika Anda tidak melakukannya, pasti tidak mendengarkan pikiran Anda.

MULAI DI MANA SAJA - TIDAK MALU

Saya selalu membandingkannya dengan olahraga ... Anda tidak bisa "mengejar ketinggalan" ... seperti pada ... Anda tidak bisa menebusnya kemarin. Anda tidak dapat berolahraga selama setahun terakhir dan Anda tidak perlu melakukannya. Anda hanya perlu berolahraga hari ini. Anda mulai dari mana Anda berada dan itu sudah cukup. Sama halnya dengan pengorganisasian. Lupakan di mana Anda berada di masa lalu - lupakan rasa malu, lupakan bahwa Anda tidak membersihkan minggu lalu dll. Cukup memilah-milah sedikit hari ini. Kemudian lakukan hal yang sama besok. Dan sebelum Anda menyadarinya, ruang Anda sesuai dengan visi Anda dan Anda akan menyatukan lembar memo Anda dan memberi label rempah-rempah!

JM: Apakah Anda benar-benar sampai di ujung tumpukan?

JP: Ini adalah proses menelusuri. Suka dengan suka. Semua buku bersama. Kemudian khawatir nanti tentang membuatnya dalam urutan abjad oleh penulis, atau semua misteri bersama atau apa pun yang masuk akal bagi Anda. Kumpulkan semua pakaian - jadi khawatir tentang kode warna. Mengebor dengan cara ini akan membuat perasaan kewalahan menjadi minimum.

JM: Menutup pikiran untuk berbagi dengan profesional yang sibuk yang baru memulai perjalanan ini?

Anda akan mengatur selama sisa hidup Anda, karena itu adalah proses. Itu adalah kabar buruk dan baik. Anda memiliki seluruh hidup Anda untuk melakukannya. Untuk membuat sistem Anda bekerja untuk Anda, untuk menyesuaikan mereka, untuk mengutak-atik, untuk individual, untuk meningkatkan, untuk menyederhanakan, untuk memperluas - karena kebutuhan Anda berubah. Jika Anda berada di suatu tempat saat ini, di mana Anda berada di atas bola mata Anda di atas kertas atau mainan dan tanpa sistem, pilih arah mana yang ingin Anda tuju, buat agar berfungsi dengan lebih baik dan jadikan proses yang dapat dikelola yang Anda ambil bagian dalam sedikit pada suatu waktu setiap hari. Seperti yang diketahui oleh pro pengorganisasian lama, jika Anda melakukannya dengan lambat, Anda akan mulai menikmatinya (seperti halnya olahraga) dan Anda akan melanjutkannya dan membangunnya. Maka benar-benar tidak ada habisnya untuk apa yang dapat Anda capai!

Sebagai penutup, jangan takut untuk meminta bantuan. Profesional seperti Jennifer siap, bersedia dan mampu ... dan tumpukan dan tumpukan Anda tidak membuat mereka stres!

Petunjuk Video: Apa Itu ISIS dan Bagaimana ISIS Terbentuk? (Mungkin 2024).