Menggunakan Folder di Outlook

• Mungkin 19, 2024

Email telah menjadi pilihan komunikasi menggantikan surat, memo, dan panggilan telepon. Sementara berkomunikasi melalui email memiliki kelebihan seperti berkomunikasi 24/7, melacak percakapan dan tidak ada perjalanan ke kantor pos, ada juga banyak kelemahan menggunakan email sebagai pengganti mode komunikasi tradisional. Ini termasuk informasi yang berlebihan, komunikasi terus-menerus dan tidak seperti panggilan telepon yang setelah Anda menutupnya, email akan tetap di akun Anda menunggu untuk dihapus atau diajukan yang mengarah ke kotak masuk yang meluap.

(Catatan: Saya memiliki orang-orang dengan lebih dari 15.000 item email di kotak masuk mereka! Sekarang meluap!)

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk membantu mengatur dan membersihkan kotak masuk Anda bersama dengan metode yang dapat membantu Anda tetap teratur sehingga kotak masuk Anda tidak tumbuh di luar kendali.

Metode pertama yang akan kita eksplorasi adalah menggunakan folder. Folder di Outlook setara dengan folder di Windows - folder ini digunakan untuk rumah dan mengatur file atau dalam hal ini email.

Folder dapat disarangkan yang memungkinkan Anda membuat folder di dalam folder yang membantu mengatur lebih mudah. Berhati-hatilah untuk tidak membuat terlalu banyak folder atau mungkin akan sulit untuk menemukan item nanti.

Untuk Membuat Folder di Outlook 2003/2007:

1. Dari Mengajukan pilih menu Baru, kemudian Map

2. Ketikkan nama folder di folder Nama kotak

3. Dalam Folder berisi kotak pilih Item Pos dan Kirim

   
   

4. Pilih lokasi untuk folder baru

5. Klik baik

Anda juga dapat mengklik kanan Kotak Masuk di navigasi kiri dan memilih Folder baru

Untuk Membuat Folder di Outlook 2010:

1. Klik Map tab

2. Klik Folder baru

3. Dalam Folder berisi kotak pilih Item Pos dan Kirim

4. Pilih lokasi untuk folder baru

5. Klik baik

Anda juga dapat mengklik kanan Kotak Masuk di navigasi kiri dan memilih Folder baru

Setelah Anda membuat struktur folder, Anda dapat memindahkan email saat ini dan yang baru ke dalam folder baik dengan menyeret dan menjatuhkan email (email saat ini) atau menggunakan aturan untuk memindahkan email baru ke folder saat diterima.

Untuk Menambahkan Email Saat Ini ke Folder:

Pilih email yang ingin Anda pindahkan ke folder. catatan: Anda dapat memilih banyak email dengan menahan tombol ctrl sambil mengklik email tersebut.

Anda dapat memindahkan folder dengan:

• Mengklik kanan pada email dan memilih Pindah ke Lipatr atau

• Seret email yang dipilih ke folder tujuan di navigasi kiri

Selanjutnya saya akan membahas menggunakan aturan untuk membantu menjaga email Anda terorganisir tanpa interaksi Anda. Tetap disini!

Petunjuk Video: Mengelompokan Email Outlook (Mungkin 2024).