Dapatkan File Kertas Anda dalam Bentuk untuk Tahun Depan

• April 30, 2024

Tahukah Anda bahwa Februari adalah Bulan Arsipkan File Anda? Mendapatkan catatan tahun lalu secara berurutan - dan menyiapkan sistem pengarsipan yang efektif untuk tahun yang akan datang - mungkin tidak membuat Anda berminat untuk merayakannya, tetapi hal itu dapat memberikan ketenangan dan kontrol yang kuat dalam beberapa bulan ke depan. Berikut ini cara memperbaiki file Anda, membentuk, dan siap melayani Anda pada tahun 2010.

Langkah 1: Arsipkan Masa Lalu Terakhir
Pada saat ini, Anda kemungkinan telah menerima sebagian besar (jika tidak semua) tagihan dan laporan dari tahun 2009 yang akan Anda dapatkan, jadi ini saat yang tepat untuk memindahkan file tahun lalu untuk memberikan ruang bagi rekan-rekan 2010 mereka. File apa pun yang Anda perlukan untuk tujuan pajak atau hukum dapat ditransfer ke kotak bankir, tempat file, atau wadah penyimpanan portabel lainnya di mana file-file tersebut akan dikumpulkan dan dikumpulkan tetapi tidak menghalangi. Barang-barang yang tidak Anda butuhkan dan tidak Anda inginkan dapat mencapai shredder atau tempat sampah daur ulang.

(Ingin tahu file apa yang harus disimpan dan berapa lama untuk menyimpannya? Lihat ikhtisar BankRate tentang apa yang harus dipegang dan mengapa, dan juga mintalah pedoman CPA atau pengacara Anda, karena persyaratan Anda dapat bervariasi tergantung pada hal-hal seperti apakah Anda menjalankan bisnis atau punya rumah.)

Pembersihan tahunan ini berlaku untuk catatan keuangan (yang memperbaharui diri setiap tahun) dan juga untuk file pribadi seperti kartu laporan anak-anak dari sekolah, bahan referensi yang telah Anda kumpulkan selama tahun ini, dan korespondensi. Pilih barang apa yang benar-benar layak disimpan, dan, dari itu, berapa banyak yang dapat diarsipkan dan seberapa layak untuk disimpan dalam sistem pengarsipan utama Anda.

Langkah 2: Tawar-menawar Tawaran untuk Masa Lalu Jauh
Saat Anda memindahkan catatan tahun 2009 ke tempat yang tidak dapat diakses tetapi masih dapat diakses, lihat apa pun yang Anda simpan sejak 2008 dan sebelumnya. Bersihkan segala sesuatu yang dapat dengan aman berdasarkan pedoman yang Anda buat (yang berarti Anda mungkin bisa mengatakannya sayonara untuk hal-hal seperti tagihan telepon dan utilitas dari tahun-tahun sebelumnya, kecuali jika mereka berdampak pada pajak Anda), dan kemudian gabungkan file-file lama ini sebanyak mungkin. Pindahkan arsip-arsip ini dari kantor pusat Anda dan ke tempat di mana Anda dapat mengambilnya jika diperlukan tetapi tidak perlu melihatnya secara teratur, seperti rak di lemari.

Langkah 3: Buat File Baru dan Penggantian
Selanjutnya, buat folder file baru untuk tagihan dan laporan yang Anda terima secara berkala, seperti laporan bank dan tagihan kartu kredit. (Jika Anda memindahkan catatan tahun lalu tanpa menghapus folder file, Anda dapat melewati langkah ini.) Ini juga merupakan peluang yang baik untuk memodifikasi, menggabungkan, atau menghapus kategori, dan menambahkan kategori baru sesuai kebutuhan. Meluangkan waktu untuk mengatur folder, mengategorikan, dan memberi label sekarang akan membuat pengarsipan lebih mudah (jika masih tidak persis mendebarkan) sepanjang sisa tahun ini.

Langkah 4: Dapatkan Kebiasaan Mengarsipkan
Dengan barang-barang lama Anda dihapus dan file baru siap untuk pergi, yang tersisa adalah tetap menyimpan barang setelah Anda selesai. Lebih mudah mengatakan daripada selesai, saya tahu, terutama jika Anda lebih suka memiliki gigi dicabut daripada harus mengajukan kertas. Akan tetapi, seperti tugas-tugas lainnya, menangani ini dalam dosis kecil dapat membuatnya jauh lebih dapat ditanggung, dan membutuhkan lebih sedikit waktu. Coba tambahkan satu atau dua menit tambahan untuk pengarsipan ke waktu yang Anda gunakan untuk membayar tagihan atau menyeimbangkan buku cek Anda - dengan sistem yang bisa diterapkan, Anda tidak akan membutuhkan lebih banyak waktu dari itu untuk memasukkan barang ke dalam sistem pengarsipan Anda ketika sudah diatur hingga berfungsi dengan lancar.

Apakah Anda secara resmi merayakan Bulan Arsipkan File Anda, luangkan waktu selama beberapa minggu mendatang untuk mendapatkan bentuk file Anda. Untuk sisa tahun ini, Anda akan senang melakukannya!

Petunjuk Video: Cara Membungkus Kado Ulang Tahun Sederhana (April 2024).